Ms. Excel - Pivot Table

Merangkum data terkadang perlu dilakukan dalam membuat sebuah laporan sebagai fungsi dasar pengambilan keputusan. Seseorang dengan posisi jabatan tertentu tentunya tidak ingin melihat data dalam jumlah yang besar dan terkadang berbelit yang ditampilkan dalam laporan, cukup dengan melihat rangkuman data maka keputusan yang tepat dapat diambil.
Dalam hal merangkum data, Microsoft Excel menyediakan sebuah fitur Pivot Table yang dapat digunakan untuk memberikan sebuah rangkuman data (Data Summary) dari suatu data range yang dapat ditampilkan secara dinamis, dimana kolom yang terlibat dapat direorganisasi dengan mudah dan cepat
Dalam melakukan perhitungan, Pivot Table bukan hanya melakukan penjumlahan saja, melainkan penghitungan dengan fungsi yang lain seperti mencari rata-rata, mencari prosentase, standard deviasi, dan lainnya.

Manfaat Pivot Table:

• Membuat beberapa macam tampilan dan laporan dari suatu sumber yang sama.
• Memindahkan field ke berbagai lokasi dalam laporan.
• Menentukan/memilih field-field mana yang akan ditampilkan dalam suatu laporan.
• Mengumpulkan field-field yang berisi numerik dalam beberapa cara.
• Memanfaatkan Filter untuk mengontrol nilai-nilai yang mana yang akan ditampilkan.
• Menggali data numerik untuk menyatakan penopang data set.
• Membuat beberapa bentuk laporan lain dari sebuah Pivot Table yang telah ada.

Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Pembuatan Pivot Table:

Sebelum memulai pembuatan PivotTable, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :

• Tidak boleh ada baris atau kolom yang kosong dalam data tersebut (blank rows or columns)
• Pastikan semua kolom mempunyai heading (judul), karena heading inilah yang nantinya berfungsi untuk mengatur laporan yang kita inginkan.
• Pastikan sel diisi dengan format yang benar sesuai dengan tipe datanya.
• Apabila ada kriteria baru, maka berikan kriteria tersebut terhadap setiap baris dan jadikan kriteria tersebut sebagai heading baru.

Cara Membuat Pivot Table

Untuk membuat Pivot Table, terdapat langkah-langkah sebagai berikut :

1. Buka lembar kerja Excel yang telah dimiliki, atau jika belum mempunyai lembar kerja tersebut dapat mencoba membuat sebuah lembar kerja baru yang sederhana dengan beberapa judul hedaer yang berbeda.
2. Masukkan data pada worksheet. Misalnya data tentang penjualan seperti gambar dibawah ini:
   
   
3.  Klik tombol PivotTable dalam tab Insert group Tables dibagian sebelah kiri. Muncul dialog create PivotTable.
4. Pada opsi Chose the data that you want to analyze kita dapat memilih sumber data yang akan digunakan dalam PivotTable
   
   • Select a Table or Range untuk menggunakan data dalam range atau table pada worksheet
   • Use an External Data Source untuk menggunakan sumber data atau database dari luar excel
   Karena sumber data yang akan digunakan berasal dari range A2:G20, pilih Select a table or Range.
5. Blok range sumber data yang akan dibuat PivotTablenya, hasil blok ditandai garis putus-putus.
6. Pada opsi Choose Where you want the PivotTable report to be placed, kita dapat memilih lokasinya.
   
   • New Worksheet untuk menempatkan PivotTable dalam Worksheet baru
   • Existing Worksheet untuk menempatkan PivotTable pada Workshet yang sudah ada
   Dalam contoh unu menggunakan New Worksheet.
7. Klik tombol OK muncul tampilan area PivotTable dan Task Pane PivotTable Field List dalam worksheet baru untuk menampilkan atau menyembunyikan Task Pane PivotTable filed List, seleksi area PivotTable kemudian klik tombol Field List dalam PivotTble Tools Tab Option Group Show.
8. Daftar Choose fields to add to report: menampilkan nama field dari tabel yang kita gunakan. kita dapat memasukkan field ke dalam 4 era dalam PivotTable:
   
   • Report Filter: Untuk menyaring data pada PivotTable berdasarkan kriteria dalam field yang dimasukkan pada arenanya.
   • Row Labels: Untuk menampilkan field dalam PivotTable secara vertikal
   • Coloumn Labels: Untuk menampilkan field dalam PivotTable secara horisontal.
   • Values: Untuk menampilkan nilai field dalam PivotTble yang dibuat ringkasannya.
9. Field dapat dimasukkan ke dalam area PivotTable dengan dua cara sebagai berikut:
   
   • Klik dan tahan tombol mouse pada salah satu field. Tarik mouse ke area PivotTable yang digunakan.
   • Klik kanan salahsatu field. pilih area PivotTable yang ditampilkan pada menu kanan.
10. Dalam contoh ini masukkan field Tanggal ke area Report Filter, field Kasir ke area Cloumn Labels, Nama Barang ke area Rows Labels dan Total ke area Values. File dalam daftar Choose Fields to add to report: yang digunakan dalam area pivotTable secara otomatis akan diberi tanda centang.
11. Kita juga dapat mengubah judul kolom pada PivotTable dengan cara mengetikkan langsung judul kolom yang diinginkan. Misalnya, ketikkan Kasir untuk mengubah Coloumn Labels dan Nama Barang untuk mengubah Row Labels.
12. Kita juga dapat menyaring data di area Report Filter, Coloumn Labels atau Rows Labels. Selain menyaring data, kita juga dapat mengurutkan data dalam PivotTable untuk area Coloumn Labels dan Rows Labels. Untuk menyaring atau mengurutkan data, klik drop down judul kolom area PivotTable, dan pilih pengaturan penyaringan atau pengurutan data yang diinginkan dan klik tombol OK, Seperti gambar dibawah ini
    
    
    
13. Kita dapat melakukan customize report sesuai keinginan dan kebutuhan kita.